Informática e Documentação

quinta-feira, outubro 07, 2004

Reflexões sobre RFP - grupo "Somos Modestos!" ( Érica Saito, Cristiano de Oliveira e Paola Neves Pretola)

Forma e metodologia

Os RFP´s são instrumentos normalmente utilizados para seleção e aquisição de um sistema no processo de automação de uma biblioteca. Para que um RFP alcance seus objetivos, uma forma deve ser definida, assim como uma metodologia para análise que será utilizada no momento da decisão por um sistema ou outro.
Quanto a forma, um RFP deve incluir:
a) Uma introdução- uma exposição geral dos requisitos exigidos pelo sistema;
b) Preparação das respostas do vendedor- a biblioteca fixa as condições e uma direção a ser seguida no que se refere as respostas a serem dadas pelos vendedores;
c) Capacidades requeridas e desejadas- explicitação do que a biblioteca espera do sistema;
d) Questões relacionadas ao contrato e nível de assistência do provedor- pontos importantes para negociação entre a biblioteca e o fornecedor do sistema;
e) Custo do sistema- estabelecimento dos preços e ofertas propostos pelo fornecedor.
Para análise das propostas recebidas, deve-se adotar uma metodologia, levando-se em consideração as seguintes questões:
A proposta responde a petição?
O sistema se ajusta aos requerimentos de capacidade da biblioteca?
O sistema oferece todos os requisitos exigidos?
O sistema é confiável? Possui canais de assistência?
Qual o nível de atualização e ampliação do sistema?
É possível a realização de demonstrações ou provas de referência?
Qual o custo do sistema?


Aspectos contratuais

Preços:O custo inicial é o permanente devem ser estabelecidos até onde seja possível.
Direito de revenda:O contrato deve conter cláusulas que regulem osdireitos de revenda porque o provedor vai sempre querer limitar os seus direitos.
Modificação e encerramento de contrato:O contrato deve estabelecer os procedimentos demodificação ou encerramento de contato para que casohaja algum imprevisto/problema, ela possa rescindir ocontrato.
Preparação do local:Cabe a biblioteca a responsabilidade do local onde seráinstalado os equipamentos e esta preparação deve serfeita com antecedência para que não haja atrasos nocronograma.
Entrega e instalação:A data de entrega deve ser clara para que a bibliotecatenha tempo hábil para a preparação do local onde seráinstalado o equipamento e definir quem pagará aentrega. Depois da entrega, deve ser responsabilidadedo provedor desembalar e instalar o sistema.
Transferência de responsabilidades de erros:A biblioteca deve definir transferência de erros apósos testes de aceitação.
Treinamento e documentação:O contato deve ter uma cláusula sobre o treinamento e documentação para que o provedor proporcione asassistências necessárias, o que poderá reduzir anecessidade de assistência permanente durante osprimeiros meses em que a biblioteca usará o sistema.
Teses de aceitação:Deve mostrar a biblioteca que o sistema atende a todasas exigências fixadas no contrato através de uma sériede provas oficiais.
Perdas e danos:Ambas as partes podem falhar na execução do que foiestabelecido no contrato, por isso, é necessário que ocontrato contenha cláusulas sobre indenizações(serviços que não atenderam suas expectativas).
Garantia:O período de garantia deve estar firmando ambas aspartes no contrato.