Informática e Documentação

quinta-feira, outubro 07, 2004

RFP

Para que seja adotada a automatização de um sistema de informação, o texto de Reynolds indica que após uma análise detalhada do sistema em uso, deve ser preparado o RFP (Request for Propostals) seguindo a seguinte metodologia: A introdução deve conter uma exposição geral sobre os tipos de operação e demais características obrigatórias e de desejáveis para o novo sistema; A preparação de respostas deve conter os nomes dos envolvidos na negociação; O RFP deverá explicitar o volume de operações e as capacidades requeridas pelo sistema para um bom desempenho; O RFP deve servir de base para negociação no contrato; e finalmente deve conter os limites de preço do sistema. Quanto aos aspectos contratuais, a formulação e avaliação de um documento de petição de propostas (RFP) é necessária para que a compra se efetue exatamente com o produto planejado e pelo preço mais viável, levando-se em conta também a assistência que o fornecedor oferece, elemento de grande importância em se tratando deste tipo de produto. Para isto deve-se elaborar questões como: encaixe do sistema no orçamento da biblioteca, condições do contrato, adequação do sistema à realidade da biblioteca, assistência do provedor, melhoras e ampliações que o sistema pode trazer. Chega-se então a uma decisão para fechamento do contrato, que deve atender a todas estas exigências. Outra questão colocada são os prazos de pagamento, que segundo o autor estão ligados a três processos de compra: o fechamento de contrato, o certificado de instalação e a adequação do sistema pela biblioteca. No momento da instalação devem estar bem claras questões como o espaço destinado na biblioteca, quem vai realizar a instalação e as condições que o provedor necessita para realizar a instalação. Instalado o sistema na biblioteca o provedor deve oferecer treinamento a funcionários da biblioteca, que futuramente poderão capacitar outros. A biblioteca pode tentar conseguir junto ao fornecedor o direito de revender o sistema, em todos seus componentes, de preferência a outras bibliotecas. Todas as informações referentes ao sistema, devem estar anexas ao contrato, manuais, código-fonte, e tudo o mais que for necessário para utilização eficiente, tanto os componentes importantes para manuseio como para atualização.


Grupo: Fábio Farias
Joceli Teixeira
Mariana Crivelente
Mariângela Bernardo

REYNOLDS, Dennis. Selección, adquisición e introducción de un sistema automatizado. In:_______________. Automatización de bibliotecas: problemática y aplicaciones. Madrid: Piramide, D.L., 1989.