RFPs (Walber, Lu, Emerson, Nellie)
A) O que nos RFPs está indicado sobre a forma e a metodologia adotada para a decisão:
Depois de uma análise das operações atuais, é necessário deixar claro o que se deseja de um novo sistema. Na prática há que se diferenciar o que se deseja, o que se precisa e o que é possível. Os RFP devem conter uma introdução, condições impostas para respostas do vendedor, capacidades requeridas e desejadas pelo sistema, cláusulas contratuais, assistência, custos do sistema (manutenção, instalação, treinamento, etc.).
B) O que nos RFPs está indicado sobre os aspectos contratuais:
1. Preço – O preço do sistema, instalação, manutenção, atualizações do software.
2. Direito de revenda – Caso o sistema torne-se obsoleto, ou seja, inadequado para a biblioteca, ela pode ter o direito de revende-lo.
3. Modificação e encerramento do contrato – A biblioteca deve assegurar o máximo de flexibilidade e ter ao mesmo tempo condições precisas para que o provedor possa rescindir o contrato.
4. Preparação do local - De responsabilidade da biblioteca, que deve cumprir o cronograma.
5. Entrega e instalação - Todos os custos de transporte e instalação devem ser de responsabilidade do fornecedor, cumprindo prazos previamente estipulados.
6. Transferência de responsabilidade por erros - Depois do período de teste, no qual a biblioteca analisa o sistema, faz-se a transferência de responsabilidade para ela.
7. Treinamento e documentação - O fornecedor deve oferecer o treinamento e a documentação do e sobre o sistema.
8. Testes de aceitação - As únicas condições satisfatórias de aceitação devem ser a realização com sucesso de uma série de provas oficiais que avaliam o desempenho do sistema de acordo com as expectativas acertadas no contrato. São três as classes de rendimento do sistema que têm de ser submetidas à prova: as funções, a confiabilidade e o tempo de resposta.
9. Perdas e danos - Ao adotar uma postura para negociar as cláusulas sobre perdas e danos, a biblioteca deve examinar cada resquício da realização do sistema em que o fornecedor tem a obrigação de prestar um determinado rendimento e delinear as conseqüências para a biblioteca em caso de um rendimento insatisfatório e sempre que possível calcular o custo para a biblioteca.
10. Garantia - Deve começar após o término da aprovação na fase de testes, sendo que deve estar especificado o tempo e os componentes não cobertos por ela.
11. Manutenção – o acordo deve conter disposições sobre a manutenção preventiva de rotina junto com uma descrição detalhada das condições, procedimentos e períodos permitidos a manutenção reparadora caso o sistema falhe.
12. Suporte – o fornecedor deve dar suporte em relação às mudanças no sistema e aos problemas enfrentados pela biblioteca.
Depois de uma análise das operações atuais, é necessário deixar claro o que se deseja de um novo sistema. Na prática há que se diferenciar o que se deseja, o que se precisa e o que é possível. Os RFP devem conter uma introdução, condições impostas para respostas do vendedor, capacidades requeridas e desejadas pelo sistema, cláusulas contratuais, assistência, custos do sistema (manutenção, instalação, treinamento, etc.).
B) O que nos RFPs está indicado sobre os aspectos contratuais:
1. Preço – O preço do sistema, instalação, manutenção, atualizações do software.
2. Direito de revenda – Caso o sistema torne-se obsoleto, ou seja, inadequado para a biblioteca, ela pode ter o direito de revende-lo.
3. Modificação e encerramento do contrato – A biblioteca deve assegurar o máximo de flexibilidade e ter ao mesmo tempo condições precisas para que o provedor possa rescindir o contrato.
4. Preparação do local - De responsabilidade da biblioteca, que deve cumprir o cronograma.
5. Entrega e instalação - Todos os custos de transporte e instalação devem ser de responsabilidade do fornecedor, cumprindo prazos previamente estipulados.
6. Transferência de responsabilidade por erros - Depois do período de teste, no qual a biblioteca analisa o sistema, faz-se a transferência de responsabilidade para ela.
7. Treinamento e documentação - O fornecedor deve oferecer o treinamento e a documentação do e sobre o sistema.
8. Testes de aceitação - As únicas condições satisfatórias de aceitação devem ser a realização com sucesso de uma série de provas oficiais que avaliam o desempenho do sistema de acordo com as expectativas acertadas no contrato. São três as classes de rendimento do sistema que têm de ser submetidas à prova: as funções, a confiabilidade e o tempo de resposta.
9. Perdas e danos - Ao adotar uma postura para negociar as cláusulas sobre perdas e danos, a biblioteca deve examinar cada resquício da realização do sistema em que o fornecedor tem a obrigação de prestar um determinado rendimento e delinear as conseqüências para a biblioteca em caso de um rendimento insatisfatório e sempre que possível calcular o custo para a biblioteca.
10. Garantia - Deve começar após o término da aprovação na fase de testes, sendo que deve estar especificado o tempo e os componentes não cobertos por ela.
11. Manutenção – o acordo deve conter disposições sobre a manutenção preventiva de rotina junto com uma descrição detalhada das condições, procedimentos e períodos permitidos a manutenção reparadora caso o sistema falhe.
12. Suporte – o fornecedor deve dar suporte em relação às mudanças no sistema e aos problemas enfrentados pela biblioteca.
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